Les fiches de non-conformités : Principes et alternatives

Les dysfonctionnements font partie intégrante de la vie d’une entreprise.

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Si vous êtes responsable qualité et que vous n’avez jamais de signalements de non-conformité, c’est probablement parce que vos collaborateurs ne font pas, ou ne peuvent pas faire remonter les informations jusqu'à la direction.

Peur d’être tenus pour responsables ou démarches administratives trop importantes ? C’est une très bonne question à laquelle vous n’arrivez peut-être pas encore à répondre.

Pourtant, la gestion des non-conformités représente un enjeu de taille pour les entreprises. Cette méthode permet de gérer et d’assurer la qualité d’un produit ainsi que d’optimiser les processus et le temps de travail pour gagner en efficacité. Afin de pouvoir satisfaire ses clients, leurs exigences et maintenir la réputation de son entreprise, il est primordial d’être en mesure de détecter les problèmes de non-conformités.

Pour cela, il existe un outil très répandu : les fiches de non-conformités. Voyons tout de suite le principe, les limites et les alternatives de cette procédure indispensable mais fastidieuse.

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Téléchargez notre modèle de fiche de non-conformité :

Le principe d’une fiche de non-conformité

Par définition, une fiche de non-conformité est un document qui est utilisé lors d’un audit ou lorsqu’un problème technique survient dans une entreprise. Ces fiches permettent de relever les non-conformités et d’avoir une vue d’ensemble des conflits. La fiche de non-conformité permet de mettre en place un plan d’action correctif ou préventif pour :

• améliorer les conditions et normes de travail des membres d’une entreprise ;
• optimiser le temps de production ou de travail ;
• aviser d’un incident, d'une anomalie ;
• prévenir les accidents, etc.

Pour que cet outil d’amélioration continue soit efficace, tous les employés de l’entreprise doivent collaborer et faire remonter les cas de non-conformités. Ceci vaut dans le cas des anomalies détectées en interne. Elles sont principalement décelées lors de la préparation, de la création ou des contrôles, et recensées sur les fiches de non-conformités.

Les non-conformités peuvent également émaner lors de la réception du produit par des clients ou lors de l’utilisation du produit. Force est de constater qu’il est préférable de détecter les problèmes en amont, au sein de l’entreprise. L’inverse pourrait jouer sur la réputation de l’entreprise ou du produit. C’est pourquoi vous devez sensibiliser vos équipes sur l’importance du traitement des retours terrain.

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Les inconvénients des fiches de non-conformités

Vous l’aurez compris, le principe des fiches de non-conformités est un atout considérable pour les entreprises, et notamment pour les employés. En effet, lors d’un arrêt des machines par exemple, ils sont les premiers touchés par l’incident. Au fil du temps, cela peut jouer sur le moral de vos équipes et faire baisser considérablement vos rendements.

Toutefois, l’utilisation des fiches de non-conformités est loin d’être optimale et présente des inconvénients.

Tout d’abord, remplir une fiche de non-conformité est une action qui prend du temps. Les travailleurs sont forcés de s’arrêter dans la réalisation de leurs tâches pour renseigner une grande quantité d’informations sur l’incident. Voici un exemple des détails à renseigner sur une fiche de non-conformité :

• le chantier ;
• le maître d’ouvrage ;
• l’adresse, le téléphone, le responsable ;
• le nom, l’adresse, le téléphone, la société, la date et le visa de la personne ayant relevé la non-conformité ;
• la description de la non-conformité ;
• la typologie de la non-conformité ;
• les causes ;
• les conséquences, etc.

Il s’agit d’une quantité significative d’informations. Tout en sachant que la personne remplissant le formulaire appréhende toujours le fait d’être tenue pour responsable du problème, cette démarche administrative n’est pas efficace à 100 %. En effet, les fiches de non-conformités sont souvent perçues comme un outil visant à pointer du doigt les mauvais éléments ou les mauvaises actions d’une équipe. Elles ont une connotation négative, et les employés préfèrent quelquefois s’en passer plutôt que de devoir rendre des comptes.

Finalement, il est très compliqué de mettre en place un plan d'action véritablement efficace, les conditions de travail des employés ne s’améliorent pas, tout comme les rendements. Les pertes pour les entreprises augmentent, et les problèmes ne sont pas résolus aussi efficacement et rapidement qu’ils le devraient.

C’est pour cela que Declique vous propose une alternative aux fiches de non-conformité.

Declique, la solution pour remédier aux fiches de non-conformités

Afin d’identifier clairement la source des non-conformités, d’identifier la cause racine et de mettre en place des actions dans une vision d’amélioration continue, chez Declique, nous avons mis au point un système novateur.

Pour améliorer les pratiques dans les ateliers par exemple, il est inévitable d’intégrer les ouvriers dans le processus d’amélioration des conditions de travail et de rendement. Effectivement, nous l’avons vu précédemment, les employés se retrouvent en première ligne lors des incidents. C’est pourquoi nous avons conçu un système de “boutons connectés” qui permet de faire remonter les non-conformités de manière instantanée, en une fraction de seconde.

Sur chaque bouton est inscrite une seule opération qui pose problème régulièrement. Ces incidents ne sont pas choisis au hasard, mais sont définis suite à un brainstorming regroupant responsables et employés des ateliers. Les plus fréquents sont mis en lumière et affichés sur des boutons qui sont eux-mêmes déposés auprès des postes où surviennent les non-conformités. Tout comme les fiches de non-conformité, la typologie de la non-conformité est identifiée. Ce sont ensuite nos équipes qui prennent le soin d’étudier les arrêts mesurés. Nous faisons le travail d’analyse pour vous, et vous n’avez plus qu’à consulter les données que nous avons triées pour vous.

Tout comme les fiches de non-conformités sont initialement censées vous guider, nos boutons connectés vont vous permettre de prendre des décisions adaptées. Terminés les mauvaises répartitions de budget et les investissements inappropriés. Vous pouvez maintenant épargner à vos équipes la corvée de remplir les fiches de non-conformités ainsi que les démarches informatiques qui s’ensuivent. C’est un gain de temps, d’énergie et d’argent.

Devenez une usine connectée, aux performances industrielles décuplées, en seulement quelques clics. Alors, êtes-vous prêt à abandonner vos fiches de non-conformités pour passer à la vitesse supérieure ?